Skip to Content

Syarat dan Ketentuan Peminjaman

Standar Operasional Prosedur (SOP)

dan Regulasi Peminjaman Alat Warehouse Film dan Televisi 

(Update 2 November 2025)

Dokumen ini disusun untuk memberikan panduan yang jelas mengenai tata cara peminjaman alat, serta menetapkan regulasi dan sanksi yang berlaku guna menjaga ketertiban, ketersediaan, dan kondisi peralatan laboratorium maupun produksi. SOP dan regulasi ini berlaku bagi seluruh mahasiswa, maupun pihak lain yang melakukan peminjaman alat di lingkungan laboratorium/warehouse FTV UPI.

Dasar Aturan
  • Peraturan akademik dan tata tertib laboratorium.
  • Kebijakan internal program studi/departemen terkait peminjaman fasilitas.

Silahkan download template  surat peminjaman di bawah ini:

Template Surat Peminjaman Alat



A. Persyaratan Umum B. Tahap Pengajuan Peminjaman C. Tahap Verifikasi dan Persetujuan   D. Tahap Pengambilan Alat E. Tahap Penggunaan dan Pengembalian  F. Tanggung Jawab Tim dan Etika Peminjaman   G. Regulasi dan Sanksi Peminjaman

A. Persyaratan Umum

  1. Peminjam wajib merupakan mahasiswa aktif yang sedang mengerjakan proyek Tugas Perkuliahan, UTS, UAS, atau Tugas Akhir (TA).
  2. Peminjaman tidak boleh diwakilkan. Peminjam wajib hadir sendiri saat pengambilan dan pengembalian alat.
  3. Peminjaman hanya dapat dilakukan oleh mahasiswa yang tidak masuk daftar blacklist dan mendapat izin dari dosen pembimbing.
  4. Alat tidak boleh berpindah tangan kepada pihak lain atau digunakan di luar area kegiatan yang telah disetujui oleh Warehouse FTV UPI.

B. Tahap Pengajuan Peminjaman

  1. Segala proses pengajuan peminjaman alat wajib dilakukan paling lambat 1 minggu sebelum tanggal peminjaman.
  2. Booking alat dapat dilakukan melalui
    a. Website Warehouse FTV (www.warehouseftv.com), atau
    b. Langsung kepada teknisi laporatorium FTV.
  3. Dilarang double booking di website jika ada alat yang kurang.
  4. Setelah melakukan booking, peminjam wajib melakukan konfirmasi langsung kepada laboran FTV untuk mendapatkan dokumen PDF “Picking Operation” (berisi daftar alat yang akan dipinjam).

C. Tahap Verifikasi dan Persetujuan  

  1. Peminjam mencetak dokumen “Surat Peminjaman Peralatan Akademik Program Studi Film dan Televisi” yang tersedia di sini beserta lampiran  dokumen “Picking Operation”.
  2. Peminjam melakukan persetujuan tanda tangan ke Dosen Pengampu/Dosen Kemahasiswaan/Dosen Akademik dan Ketua Prodi Film dan Televisi.
  3. Setelah semua tanda tangan diperoleh, peminjam wajib mengirim scan PDF (berisi tanda tangan + daftar alat) ke WhatsApp Warehouse FTV (+62 851-1773-9866) untuk verifikasi akhir maksimal H-1 dari tanggal peminjaman.
  4. Membawa dokumen fisik (print out) di hari H peminjaman.
  5. Berkas tanpa tanda tangan lengkap atau belum terkonfirmasi tidak akan dilayani.

D. Tahap Pengambilan Alat

  1. Peminjam wajib datang sendiri ke Warehouse FTV Lantai 7 Gd. FPSD pada hari dan jam operasional (Senin-Jumat, 07.00–18.00) sesuai jadwal yang telah disetujui.
  2. Alat akan dicek kondisi dan kelengkapannya bersama peminjam.
  3. Setelah pengecekan selesai, peminjam dan petugas warehouse menandatangani kolom serah terima alat.

E. Tahap Penggunaan dan Pengembalian  

  1. Peminjam bertanggung jawab atas keamanan, kebersihan, dan kelayakan fungsi alat selama masa pemakaian.
  2. Jika ada perubahan, kerusakan atau kehilangan alat, wajib dikonfirmasi ke WhatsApp Warehouse FTV sejak awal kejadian sebelum pengambilan.
  3. Pengembalian wajib dihariri oleh peminjam dan tidak dapat diwakilkan.
  4. Alat wajib dalam kondisi bersih dan kering saat digunakan maupun dikembalikan.
  5. Setelah alat dikembalikan, dilakukan pengecekan bersama dan tanda tangan serah terima pengembalian.

F. Tanggung Jawab Tim dan Etika Peminjaman  

  1. Chief tiap departemen wajib memastikan bahwa timnya tidak meminjam alat dalam kondisi rusak dan tidak memiliki anggota blacklist.
  2. Semua komunikasi resmi (konfirmasi alat, pengiriman dokumen, perubahan jadwal) dilakukan melalui WhatsApp Warehouse FTV (+62 851-1773-9866).
  3. Pelanggaran terhadap prosedur ini dapat mengakibatkan penolakan peminjaman atau masuk daftar blacklist.

G. Regulasi dan Sanksi Peminjaman

  1. Peminjam bertanggung jawab penuh atas setiap kerusakan atau kehilangan alat yang dipinjam.
  2. Apabila terjadi pelanggaran, chief dan peminjam utama turut bertanggung jawab.
  3. Kerusakan atau kehilangan alat wajib diperbaiki atau diganti paling lambat 1 (satu) minggu setelah kejadian, kecuali jika terdapat kebijakan khusus dari pihak laboratorium.
  4. Keterlambatan pengembalian alat dikenakan denda sebesar Rp50.000 (lima puluh ribu rupiah) per alat per hari.
  5. Apabila kerusakan atau kehilangan tidak dipertanggungjawabkan dalam batas waktu yang ditentukan, peminjam akan dikenakan denda tambahan atau sanksi administratif sesuai ketentuan laboratorium.

Dokumen ini bersifat mengikat dan wajib dipatuhi oleh seluruh pihak yang terlibat dalam peminjaman alat. Pelanggaran terhadap SOP dan regulasi ini akan ditindaklanjuti sesuai sanksi yang telah ditetapkan.

Dokumen ini dapat turut dibaca di:

https://docs.google.com/document/d/1xJYo8mt5yFR4PmR2JQXU8SiUIY4gLZb2YR4-8NBcDSk/edit?tab=t.0#heading=h.fd1grjnrymdl